Zeitmanagement

Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen Ihrer Zeit. Der Zweck des Zeitmanagement ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Ihrem Beruf und in Ihrem Privatleben zu haben. Sie können durch eine systematische Zeitplanung täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen

Durch ein gezieltes Zeitmanagement gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie frei nutzen können. Es geht beim Zeitmanagement aber nicht darum, dass Sie noch mehr Zeit für Arbeit freimachen, so dass Sie in den 12 Stunden, die Sie täglich arbeiten, die Arbeit von 15 Stunden hineinquetschen können. Vielmehr sollten Sie sich mit Ihrem Zeitmanagement mehr Freiraum z.B. für Erholung, für Möglichkeiten, neue Energie zu tanken, Hobbys oder andere Vorhaben, die Ihnen wichtig sind, schaffen. So können Sie insgesamt ein ausgeglicheneres und damit glücklicheres Leben führen.

Zeitmanagement soll das Problem lösen, die anstehenden Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten.

Weil die Zeit unveränderbar verstreicht und das Zeitmanagement eigentlich den individuellen Umgang mit der Zeit beschreibt, beschäftigt sich Zeitmanagement vorwiegend mit dem Selbstmanagement.

Mehrere Strategien sollen helfen, die wichtigsten Aufgaben zu erkennen und zuerst zu bewältigen, ohne dass man zu viel Zeit mit unwichtigen Dingen verbraucht. Ebenso gibt es Vorgehensweisen, große Aufgaben in kleine Teilaufgaben zu unterteilen, was das Erledigen einfacher machen soll.

Auch das Abgeben von Aufgaben an andere (Delegieren) gehört zum Zeitmanagement, ebenso Methoden zur Steigerung der Motivation und eine Erfolgskontrolle.

Weitere Informationen zu Zeitmanagement und Selbstmanagement Seminarthemen:
Unsere Zeit ist durch zunehmende Hektik, Schnelligkeit und einen stetig steigenden Druck auf den einzelnen gekennzeichnet. Die rasante Entwicklung der Technologie bietet uns ungeahnte Möglichkeiten. Allein die neuen Kommunikationsmittel führen dazu, dass wir überall erreichbar sind und meinen, auch immer und überall erreichbar sein zu müssen. Unsere Hauptaufgabe besteht deshalb heute darin, uns nicht in der unüberschaubaren Menge der Möglichkeiten zu verlieren. Für jeden von uns heißt das, darauf zu achten, uns selbst und all das, was uns wichtig ist, im Focus zu behalten. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es notwendig, dass Sie Ihren Umgang mit Zeit konsequent überdenken. Unsere Schulungen und Seminare zum Thema Zeit- und Selbstmanagement zeigt Ihnen Wege zu mehr Zeitsouveränität in Beruf und Freizeit. Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten auf, den beruflichen und privaten Anforderungen besser und ausgewogener gerecht zu werden und dadurch mehr Erfolg und Lebensqualität zu gewinnen. Ermitteln Sie Ihren persönlichen Zeitmanagementbedarf. Üben Sie konkrete Arbeitstechniken zu mehr Zeiteffizienz und –effektivität. Lernen Sie verschiedene Erfolgsstrategien des Zeit- und Selbstmanagements kennen und anzuwenden. Zeitmanagement, wie wir es verstehen, bedeutet in diesem Sinne: Nicht die Dinge immer schneller zu erledigen, sondern die richtigen Dinge zu erkennen und zur rechten Zeit zu tun. Vergessen Sie deshalb all die Sprüche wie: "Ich will alles sofort, am liebsten schon vorgestern." Damit werden Sie nur zum Hamster auf der Rolle und lassen Ihr Leben von anderen bestimmen. Unser Anliegen ist es, Ihnen Ihre Selbstverantwortung über den Umgang mit Ihrem Leben und Ihrer Zeit bewusst zu machen, Ihnen einen Weg zu zeigen, der es Ihnen erleichtert, sich selbst als Unternehmer Ihres eigenen Lebens zu begreifen und so Ihre Zeit zu managen und mit mehr Souveränität und Professionalität zu agieren. Pratische Mittel aus unseren Seminaren:
  • To-Do-Liste
  • Assoziogramm (Mindmap)
  • ABC-Analyse
  • Paretoprinzip
  • Eisenhower-Prinzip
  • ALPEN-Methode
Autoren und Experten zum Thema Zeitmanagement sind sich jedenfalls nicht einig, wie Zeit gespart werden kann:
Zeit zum Tagträumen zu haben; jedoch immer ein Notizbuch bereit zu halten, um alle Ideen aufschreiben zu können, die während des Nichtstuns einfallen?
"Überlegen Sie, wie Sie einen 48 Stundentag haben können", heisst es einmal. Aber auch: "Mehr Stunden an einem Tag". Dann gibt es noch den schamlosen Titel: "Mehr Zeit für Sex. Eine Organisationshilfe für vielbeschäftigte Paare."
Viele Ratgeber verunsichern die Leser mit widersprüchlichen Tipps: Sollen wir nun ein schnelleres oder langsameres Leben führen? Heisst Zeit zu sparen, mehr erledigen zu können oder mehr freie Zeit zu bekommen? Sollen wir mehr tagträumen oder lieber mit dem Handy am Strand telefonieren? Sollen wir künftig mehr Zug fahren und dabei mit Lesen Zeit gewinnen oder sollen wir Auto fahren und Zeit sparen indem wir während der Fahrzeit eine Hörkassette einlegen? Fragen über Fragen. Beim Zeitmanagement kann es sicherlich nicht darum gehen, wie wir aus einer Stunde 65 Minuten herausholen können. "Zeit sparen" wird zwar meist mit "schnell","rasch" oder "praktisch" übersetzt. Könnte es aber nicht sein, dass "Zeit sparen" heisst:
Zeit übrig zu haben?
Sich von einer unsinnigen Beschäftigung zu befreien?
Viele Zeitsparempfehlungen wollen angenehmen Zeitvertreib durch weniger angenehme Tätigkeiten ersetzen. Es gibt Leute die möchten eigentlich nur Zeit sparen, um nachher umso mehr leisten zu können. Wer freie Zeit haben will, müsste sich aber zuerst entschliessen, weniger zu tun. Oft ist aber genügend Zeit zur Verfügung und es liegt an uns zu entscheiden, wie wir die Zeit verbringen oder ausfüllen wollen. Versuchen Sie selbst einmal, jemandem zu erklären, was Zeit ist. Sie werden sehen, es ist nicht einfach!
Ein Wörterbuch hat weniger Probleme mit einer Erklärung. Zeit ist danach einfach "der Ablauf des Geschehens", "das Nacheinander des Erlebens" "das Aufeinanderfolge der Ereignisse". Einstein, der sich über die Zeit viele Gedanken gemacht hatte, konnte sich sich leisten zu sagen: "Zeit ist das, was man auf der Uhr abliest." "Was aber ist die Zeit?" hatte schon Augustinus gefragt. Und gab auch gleich die Antwort: "Wenn mich niemand fragt, so weiss ich es; will ich es jemandem erklären, so weiss ich es nicht." Beim Zeitmanagement geht es darum, die wichtigsten Werkzeuge kennenzulernen, um die eigene Zeit optimal zu nutzen. Es geht darum,
zu lernen, die Zeit besser zu planen,
zu wissen, wo im Alltag Prioritäten gesetzt werden müssen, zu erkennen wo "Zeitfresser" liegen und wie sie gezielt eliminiert werden können,
zu lernen, wie die Energiebilanz verbessert und der Arbeitsalltag optimiert werden kann.
Zeitmanagement hat verschiedene Haupt - und Nebendisziplinen. In der Praxis steht aber für Zeitmanagement nur das Synonym Arbeitsmethodik, Uns geht es bei allen Empfehlungen um einen "ganzheitlichen" Ansatz und beschränken uns auf bewährte Hinweise und Erkenntnisse aus der Praxis für die Praxis. Es ist lohnenswert, sich ein bisschen Zeit zu nehmen um über die Zeit nachzudenken. Längerfristig führt das zu Zeitgewinn. Es lohnt sich einen Moment lang über dem eigenen "Lebenszeitstrom" innezuhalten und ihn gleichsam von einer Brücke - von oben - zu betrachten. Stellen wir uns einmal vor, unter uns fliesse der Lebenszeitstrom wie ein Fluss unter der Brücke durch in die Ferne. Blicken wir diesem Zeitstrom nach, so haben wir das Gefühl, Zeit zu verlieren.
Die Zeit fliesst uns gleichsam davon. Wechseln wir hingegen die Brückenseite, sehen wir den Zeitstrom auf uns zufliessen. Eine riesen Menge "Zeit" kommt auf uns zu. Die Zeitfülle wird damit auf dieser Seite für uns zur "grossen Chance". Wir können nun selbst bestimmen, auf welcher Brückenseite wir stehen wollen. Entweder trauern wir enttäuscht der davonfliessenden Lebenszeit nach oder wir sehen vor eine Zeitfülle mit unzähligen Möglichkeiten. Fragen zum Überlegen:
Welche Chancen bringt mir die Zeitfülle, die auf mich zu kommt?
Was kann ich konkret tun, um künftig nicht mehr auf der falschen Brückenseite zu stehen? (Eine konkrete Massnahme notieren) Erkenntnis: Der Zeitdruck kann relativiert werden. Wir müssen jedoch eine zukunftsorientierte Perspektive entwickeln. Jeder Tag wird dann zu einer neuen Chance. Fragen Sie sich immer wieder: läuft mir die Zeit davon oder fliesst sie auf mich zu? Befreien wir uns von allen Zeitfressern Die Zeit können wir nicht managen, wenn wir uns nicht bewusst machen, welche Zeitverhinderer uns tagtäglich von wichtigen Tätigkeiten abhalten. Solange wir die Zeitdiebe nicht kennen, können wir gegen diese Hindernisse auf dem Weg zur Zeitoptimierung nichts unternehmen. Vor allem wiederholte Störungen können einen Sägeblatteffekt bewirken. Fragen zum Überlegen:
Wofür hätten Sie gerne mehr Zeit?
Was hindert Sie daran, die notwendige Zeit für diese Wünsche aufzubringen? (Notieren Sie Ihre drei schlimmsten "Zeitfresser"!)
Was könnten Sie ändern, um diese drei "Zeitfresser" zu eliminieren? Die meiste Zeit geht durch Unterbrechungen und Störungen verloren. Wir listen ein paar Tipps und weitere Aspekte auf, die ebenfalls zum Zeitmanagement zählen:
Am Vorabend schriftlich einen Tagesplan erstellen.
Nach Prioritäten geordnet
Eine Stunde für Unvorhergesehenes offen lassen
Erledigte Punkte sofort streichen
Sich bewusst regelmässig eine Auszeit ("Time out") nehmen. Ich weiss von einem Bundesrat, dass er einmal pro Woche für alle unabkömmlich ist. Dann macht er nämlich einen Spaziergang und erlebte nach seinen Aussagen immer viel Positives. Die Distanz lohne sich für ihn: Viele Fragen werden während des Gehens geklärt und die besten Gedanken kommen oft während dieser "Auszeit". Er findet, dass ihm nach der Rückkehr das Arbeiten viel leichter fällt und vieles nachher rascher erledigt werden kann. Buchen Sie sich also täglich eine Zeitspanne für sich! Wichtig: Die Zeit, die Sie für ein time out eingeplant haben, müssen Sie blockieren, sonst wird sie zwangsläufig zur Manövriermasse.
Mit einem professionalen Planungssystem arbeiten. Je nach individuellen Anforderungen und Bedürftnissen gibt es heute gute Zeitplanbücher oder elektronische Agendas. Sie können auch ohne grosses Planungssystem arbeiten: Bedenken Sie jedoch, dass viel Zeit mit der Suche nach verstreuten Notizzetteln verloren werden kann. Beim Zeitmanagement ohne Planungssystem gilt folgender Rat: Vermerken Sie alle Termine in einer Agenda! Notieren Sie alle Pendenzen auf einem Block!
Sitzungen speditiver leiten. Bei den meisten Sitzungen ist die Zeitfrage das Hauptproblem. Sitzungen dauern zu lange. Die Beiträge der Teilnehmer sind zu weitschweifig. Verzichten wir auf zeitraubende Protokolle. Das, auf was man sich geeinigt hat, kann sofort photokopiert werden, zusammen mit der Pendenzenliste: Wer was bis wann erledigen muss. Auftanken nicht vergessen Beim Zeitmanagement sind auch wichtig:
Gesunde Ernährung
Ausreichender Schlaf. Schlafentzug bringt keinen Zeitgewinn.
Ruhezeiten
Nichtstun
Bewegung (Kein Leistungssport nötig - einige Minuten Wandern pro Tag genügen)
10 Minuten Reflexion täglich
Zeitreserven mobilisieren Sie! Denn: Freizeit ist keine verlorene Zeit.
"Nur eine Erde, die sich erholen kann, bringt eine reichere Ernte!"
Zeit für Unvorhergesehenes einplanen. Dies gilt auch beim Reisen und bei Terminen. Die Pufferzeiten sind nie Zeitverlust.
Angefangenes fertigmachen Lassen Sie sich nicht von der angefangen Arbeit abhalten. Wenn Sie etwas in die Hand genommen haben, bearbeiten Sie den Vorgang fertig. Zum Schluss noch ein paar der wichtigsten Regeln.
Gehen Sie für die wichtigsten Aufgaben in Klausur.
Telefon umstellen
Besucher abwimmeln (X ist bis ... Uhr nicht abkömmlich)
Bevor Sie etwas machen, stellen Sie sich immer die Frage: Muss ich es tun?
Wartezeiten werden oft zu Zeitgewinn. Sie können Wartezeiten für sinnvolle Überlegungen nutzen.
Jede Aufgabe hat viele Teilaufgaben. Erledigen sie eine nach der anderen.
Haben Sie schon ein Schild, das vor die Tür gehängt werden kann - mit der Aufschrift: "Ich möchte bis .... Uhr nicht gestört werden!"?
Erkenntnis: Es ist nicht möglich, all die aufgelisteten Tipps auf einmal umzusetzen. Obschon Zeitmanagement schwierig ist, lohnt sich der Versuch, die verbesserungswürdigen Aspekte Punkt für Punkt gezielt anzugehen.
Die Änderungspunkte müssen unbedingt schriftlich fixiert werden. Dinge, die wir uns nur so nebenbei vornehmen, tun wir selten.
Wenn die Aufgaben und Lernpunkte selbst nicht notiert und fixiert werden, mützt Ihnen das beste Zeitmanagement-System nichts. Denn letzlich müssen wir die Lernpunkte persönlich umsetzen!