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Präsentationstechniken / Professionelles Präsentieren

Ein Vortrag über ein Thema, der in einer begrenzten Zeit gehalten wird, dauert bei Tagungen heute ca. 15 bis 20 Minuten. Dabei geht es in erster Linie um die Wiedergabe bekannter Tatsachen und Gedanken, nicht um neue Ideen.

Es gibt auch Referate in rein schriftlicher Form, beispielsweise als Kurzreferat über eine längere Veröffentlichung. Den Vortragenden nennt man, wenn man den gleichen Wortstamm benutzen möchte: Referent.

Zu Beginn des Referates sollte über die Thematik, den Ablauf und die Dauer informiert werden. Das Referat soll verständlich vorgetragen, abwechslungsreich und interessant gestaltet sein und gut präsentiert werden (z. B. Gestaltung mit Hilfe von Folien oder mit einem durchdachten Tafelanschrieb; in moderner Zeit auch mit PC-Präsentationsprogramm und Beamer).

Wichtig ist unter diesen Gesichtspunkten, dass der Zuhörer nicht mit unnötigen Informationen überladen wird, weil er sich dadurch schnell überfordert fühlt und die Aufmerksamkeit leidet.

Das AIDA-Modell (Attention, Interest, Desire & Action) beschreibt Kriterien, die einen Vortrag insgesamt aufwerten.

Zur Vorbereitung des Referats empfiehlt es sich, Notizen auf Karteikarten zu schreiben - und zwar nur Stichpunkte, um zum freien Sprechen zu kommen.
Es sollte ferner ein Handout für die Zuhörer vorgelegt werden, das die zentralen Thesen und Aussagen des Referats zusammenfasst. Wenn es möglich ist, kann man auch das Publikum in das Referat einbeziehen. Es sollte immer ein Augenkontakt zum Publikum gehalten werden. Im Anschluss an das Referat folgt meistens eine Diskussion.

Ein Präsentationsprogramm ist ein Computerprogramm, das die Erarbeitung und Präsentation eines Vortrages oder Referats unterstützt.

Jede einzelne Präsentations-Folie oder -Dia, die im Vortrag gezeigt werden soll, wird mit dem Präsentationsprogramm bearbeitet und abgespeichert.

Die Folien kombinieren Texte, Bilder, Grafikclips, Diagramme, Tabellen, Filmsequenzen und Musikdateien. Sie können auf einem einheitlichen Hintergrund (Layout) erstellt werden.

Die Folien, die zu einem Vortrag gehören, können zusammen in einer Datei abgespeichert werden.

Die Folien können mit einem Tageslichtprojektor gezeigt und auf einem Drucker ausgedruckt werden. Im universitären Bereich wurden sie früher auf Diapositive übertragen und mit einem Diaprojektor präsentiert.

Daher hießen Präsentationsprogramme früher Slideshows, zu deutsch Diashows, benannt nach dem englischen Namen Slide für das deutsche Wort Diapositiv.

Heute kann man den Ablauf direkt auf dem Computer nutzen, über einen Videoprojektor auf die Leinwand bringen und mit einer speziellen Fernbedienung (Presenter) vom Vortragenden steuern. Auch die Untermalung mit Musik und Ton ist möglich.

Basiswissen im Bereich der Präsentationstechniken

Basiswissen im Bereich der Präsentationstechniken

So präsentieren Sie richtig:

Das ABC der Präsentation – So präsentieren Sie richtig mit Powerpoint & Co

Schätzungen zufolge werden mithilfe von Powerpoint täglich rund 30 Millionen Präsentationen weltweit zusammengeschustert – allen voran von Consultants, PR-Agenten und Werbern. Und was dabei entsteht! Überfrachtete Folien, grelle Überblendeffekte, Bulletpoint-Orgien, 200-Slide-Daumenkinos, Copy-and-paste-Katastrophen, Phrasendreschflegel.

Bevor auch Sie Vernebelung, Langeweile und Augenkrebs riskieren – hier ein kompaktes ABC, wie Sie mit Powerpoint & Co. einen überzeugenden Vortrag halten:

<b>Aufbau</b>

Beginnen Sie mit einem Knall, einer Anekdote, einer Pause! Die meisten Zuhörer merken sich nur Auftakt und Schlusspointe eines Vortrags. Deshalb sollten beide sitzen. Wem partout nichts einfällt, sagt den Zuhörern wenigstens, warum das Kommende ihr Leben beeinflussen wird. Konzentrieren Sie sich bei Ihrer Präsentation außerdem stets auf das Wesentliche! Eine gelungene Präsentation orientiert sich am Zuhörer, ist deshalb kurz, folgt einem logischen Aufbau und regt zum Mitdenken an. Die Faustregel: Nicht mehr als vier Worte pro Zeile, nicht mehr als sechs Zeilen pro Folie. Und weil der Schluss fast immer haften bleibt, braucht er etwas Inspirierendes: einen Ausblick, etwas Spektakuläres. Aber keine Zusammenfassung! Selbst eine provokante Frage ist besser als seine Rede ausplätschern zu lassen.

<b>Blickkontakt</b>

Halten Sie Blickkontakt zu Ihrem Publikum. Jederzeit! Laut psychologischen Studien muss, wer überzeugen will, mindestens 90 Prozent seiner Redezeit Augenkontakt zum Publikum halten. Der Trick für Schüchterne: knapp über die Menge hinwegsehen. Den Unterschied merkt kein Mensch – Sie müssen nur regelmäßig mit den Augen über alle Kopfe fliegen.

<b>Copyrights</b>

Leider vergessen das viele Vortragende: Wenn Sie eine öffentliche Präsentation halten, müssen die verwendeten Bilder, Filmausschnitte, Musikausschnitte oder Telefonmitschnitte autorisiert sein, beziehungsweise einer Creative-Commons-Regel unterliegen. Sie verletzen sonst Urheberrechte oder gar Persönlichkeitsrechte. Und ein wenig amüsierter Zuschauer könnte Sie der GEMA melden. Das wird dann teuer.

<b>Design</b>

Über die Frage, wie man eine optimale Folie gestaltet, gibt es unzählige Ratschläge. Bewährt hat sich indes die Regel KISS – Keep It Straight and Simple. Im Extrem heißt das: Nur eine Botschaft pro Folie. Die Aufmerksamkeit des Publikums ist begrenzt und sollte vor allem Ihrem Vortrag gehören. Zu viele Bulletpoints, Fußnoten oder unbedacht eingesetzte Grafiken und Bilder verwirren nur. Je mehr Informationen eine Folie enthält, desto mehr verschwimmt die Kernaussage. Aus demselben Grund wirken auch Überschriften redundant. Besser also: nur eine Zeile pro Folie! Die Slides sollen schließlich den Vortrag visualisieren – nicht ersetzen! Konkret: Auf der Folie, die dieses Prinzip umsetzt, stünde in diesem Fall nur „K I S S“ in großen Lettern. Den Rest erklärt der Redner. Aber Achtung: Solche Folien ergeben ohne den Vortrag keinen Sinn mehr und eignen sich daher nicht für ein Memo oder Handout, das Sie nach der Präsentation ans Publikum verteilen. Hier brauchen Sie dann natürlich wieder die Erklärung inklusive.

<b>Effekte</b>

Seien Sie sparsam mit Stilmitteln. Verwenden Sie nie mehr als zwei Schrifttypen und möglichst nur Farben aus einer Familie (zum Beispiel Rot, Orange, Zinnober) und verzichten Sie auf überflüssigen Schnickschnack wie Überblend- oder Soundeffekte. Das lenkt nur ab. Ein guter Vortrag ist ein relevantes Extrakt: nicht Vollmilch, sondern Kondensmilch! Guy Kawasaki, ein gefragter Redner und Wagnisfinanzierer aus dem Silicon Valley hat die populäre 10–20–30-Regel aufgestellt: Danach sollte ein guter Powerpoint-Vortrag nie mehr als 10 Folien umfassen, nicht länger als 20 Minuten dauern und eine Schriftgröße von nicht weniger als 30-Punkt verwenden. Das gilt sicher nicht für alle Vorträge, aber ein Großteil wäre besser, würde das berücksichtigt.

<b>Folien</b>

Zuschauer wollen bei Präsentationen erstens beeindruckt, zweitens unterhalten, drittens angeregt und erst an vierter Stelle informiert werden. Das hat die Unternehmensberatung Mercer herausgefunden. Nach diesem Prinzip sollten Sie auch Ihre Folien aufbauen. Aufsehen erregen Sie etwa mit Reizwörtern, interessanten Einblicken, überraschenden Vergleichen und unbekannten Fakten und Nachrichten, die für Ihre Zuhörer relevant sind (zum Beispiel die Ergebnisse einer neuen Studie). Die Höhepunkte dessen sollten Sie am Anfang und am Ende des Vortrags platzieren.

<b>Grafiken</b>

Starre Grafiken werden nur selten erinnert. Der Grund: Sie sind leblos. Beim Betrachter lösen sie weder Bilder im Kopf noch Emotionen aus. Überzeugungskraftskraft entfalten Grafiken vor allem, wenn diese animiert werden. Wenn Sie also einen dramatischen Anstieg darstellen wollen, zeigen Sie nicht fünf Balkendiagramme in Reihe, sondern einen Balken, der während Ihres Vortrags dramatisch wächst. Das prägt sich viel besser ein und ist obendrein spannend zu beobachten.

<b>Handout</b>

Wenn Sie etwas Bleibendes hinterlassen wollen, geben Sie zu Ihrem Vortrag ein umfassendes Handout mit Zahlen, Daten und Tabellen aus. Aber nie (!) vor der Präsentation, sondern immer erst danach. Kein Mensch hört oder sieht Ihnen noch zu, wenn er die Pointe Ihrer Rede bereits nachschlagen kann. Und wenn möglich geben Sie auch nicht einfach Kopien Ihrer Powerpoint-Folien ab. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sind diese ohne Ihren Vortrag nutzlos. Was sich stattdessen eignet, sind Checklisten, Literaturtipps, Tipplisten, Links zu weiterführenden Seiten.

<b>Initial</b>

Wie Sie Ihre Rede eröffnen, entscheidet oft schon, ob Ihnen Ihr Publikum auch den Rest des Vortrags gespannt zuhört – oder bereits nach den ersten Sekunden abschaltet. Folgende Einstiegsformen haben sich bewährt:

Interaktiv – Lassen Sie Ihr Publikum selbst über Ihr Thema sinnieren, indem Sie eine rhetorische Frage, am besten aus der Metaebene stellen: „Was denken Sie: Wie kann ein Redner dafür sorgen, dass ihm sein Publikum zuhört?“
Nachrichtlich – Beginnen Sie mit den Ergebnissen einer aktuellen Studie oder (Branchen-)News: „Sie haben es heute gelesen: Die Konjunktur flaut ab…“
Überraschend – Sie können die Nachricht aber auch bewusst verfälschen und eine Falschaussage treffen, um eine Art Was-wäre-wenn-Szenario aufzubauen: „Die Statistik zeigt: In zehn Jahren ist Deutschland ein Greisenheim.“
Provokativ – Überhöhen Sie Ihre Kernthese oder -aussage zum Extrem, das schafft Reibungsfläche, aber eben auch Aufmerksamkeit: „Wer nicht netzwerkt, findet keinen Job.“
Vergleichend – Analogien, Parabeln, Gleichnisse – Geschichten hört jeder gerne: „Vorträge sind wie Stau: Man würde gerne abkürzen, kommt aber nicht raus.“
Persönlich – Apropos Geschichten: Erzählen Sie eine eigene, eine Anekdote aus ihrem Leben: „Sie werden nicht glauben, was mir gerade im Hotel passiert ist…“
Humorvoll – Starten Sie zur Auflockerung mit einem Witz, idealerweise mit einem, der zum Thema passt.
Jux

Würzen Sie Ihre Präsentation und Folien ruhig mit ein bisschen Humor. 1977 fanden die Psychologen Robert M. Kaplan und Gregory C. Pascoe heraus, dass Personen sich eher an die Inhalte einer Rede erinnern, wenn diese mit Humor gewürzt war. Forscher der Universität Michigan wiederum untersuchten 1986 über 1000 Anzeigen und kamen zum Ergebnis: Humorige Werbung wird in 17 Prozent der Fälle öfter erinnert als normale. Aber übertreiben Sie es nicht. Humor ist wie Salz: Im Übermaß verdirbt es die Speise.

<b>Körpersprache</b>

Der optimale Stand beim Präsentieren sieht so aus: Beine durchgestreckt und leicht geöffnet; Füße stehen parallel und fest auf dem Boden (Wippen, Ballen- oder Fersenstellung verrät Nervosität, Unsicherheit und Verspannung). Der Rücken ist durchgestreckt, die Arme angewinkelt, die Hände – so sie nicht auf etwas zeigen – liegen ineinander, Handflächen nach oben (signalisiert Offenheit und Ehrlichkeit). Arme nie verschränken! Oder beide in die Hosentaschen stecken (unhöflich, unehrlich). Erlaubt ist aber, ab und an die passive Hand in die Hosentasche zu stecken. Und machen Sie stets ruhige, langesame Bewegungen. Das wirkt souveräner als ein nervöser Hampelmann auf der Bühne.